Les deux problèmes dont les jeunes chercheurs me parlent le plus souvent sont :

– « Mon directeur de thèse ne me répond pas, ou ne le fait que partiellement. »

– « Les directeurs de thèse que j’ai contactés pour m’encadrer ne me répondent pas. »

Vous me connaissez, je n’ai aucune complaisance envers les dérives bien connues en doctorat, dont celle des encadrants qui laissent leurs doctorants à l’abandon.

Mais ici, j’aimerais vous partager le résultat de deux ans d’accompagnement de près de 400 jeunes chercheurs :

La plupart du temps, sur ces deux problématiques-là, le directeur de thèse n’est pas (vraiment) en cause.

Du moins, elles se sont résolues immédiatement dans 95 % des cas lorsque quelques conseils de base ont été appliqués.

Ces conseils se résument en une phrase :

Adaptez votre manière de communiquer avec les chercheurs.

Ici, je vous donne quelques conseils pour améliorer votre communication, qu’il s’agisse d’échanges réguliers ou de premiers contacts.

1. « Mon directeur de thèse ne me répond pas »

Quand j’ai commencé à accompagner des jeunes chercheurs, j’ai été choquée par le nombre de personnes qui me remontaient ce problème.

Pour débloquer chaque situation, ce que je fais à présent c’est que je demande aux jeunes chercheurs de retrouver le dernier email envoyé, pour voir ce qu’il est possible de faire.

Constat : la plupart des emails étaient très longs. Ils étaient souvent très descriptifs et incluaient soit de nombreuses questions, soit aucune question.

a. Envoyez des emails courts

Le premier conseil très simple qui a permis de régler le problème dans la plupart des cas fut de réduire la taille des emails. Oui, votre directeur doit vous suivre et il est parfaitement normal de lui dire où vous en êtes, de le tenir au courant et de lui poser des questions.

Mais attention : des emails de 5 à 7 paragraphes longs ne sont pas adaptés à une communication efficace. Ne pensez-vous pas qu’une entrevue s’impose pour discuter de l’ensemble de ces points ?

Montrer de l’égard pour le temps et l’énergie d’une telle interlocutrice est la base d’une collaboration fructueuse.

Si vos emails sont souvent longs et que votre directrice de thèse a tendance à ne pas vous répondre, ou à ne le faire que partiellement, il est possible qu’un changement de stratégie s’impose.

Avant toute chose, tentez de lui envoyer un mail concis pour solliciter une entrevue :

Chère Madame,

J’espère que vous allez bien.

J’ai beaucoup avancé ces dernières semaines et un point avec vous s’impose à moi pour continuer.

Auriez-vous un moment à m’accorder ces prochains jours ?

Je suis disponible (choisissez deux jours où vous n’avez aucun engagement) à votre convenance.

D’avance, je vous remercie.

Cordialement,

Prénom et nom

Il est fort probable que votre directrice traite votre email rapidement au lieu d’avoir à le mettre en attente. Elle vous dira si elle est disponible sur les créneaux proposés ou vous en proposera un autre directement.

Le jour du rendez-vous, vous aurez le loisir de lui exposer les points importants de votre avancement et de lui poser toutes vos questions.

b. Posez une question

Cela vaut pour les deux situations. Si vous avez tendance à poser de nombreuses questions dans vos mails, cela peut expliquer que la réponse reçue ne soit pas satisfaisante et je vous recommande d’appliquer ce principe de base :

Un mail = une question.

Si vous avez plus d’une question, je vous conseille de solliciter directement une entrevue, même courte. Ne multipliez pas les emails.

Par ailleurs, si votre email ne contient pas de question, il peut sembler logique qu’aucune réponse n’arrive.

Vous allez me dire que vous ne comprenez pas, que vous demandez toujours quelque chose à votre directrice. C’est ce que me disent 100% des doctorants qui rencontrent ce problème.

Pourtant, lorsqu’on regarde ensemble, ils sont (très) souvent surpris de constater qu’en effet, aucune question n’apparaît dans leur email – j’entends ici une phrase qui se termine par un point d’interrogation.

Souvent, vous pensez que soumettre le problème que vous rencontrez induit la question que vous posez, mais ce n’est pas le cas.

Si je vous dis : « j’hésite à publier cet article », qu’allez-vous me répondre ?

– Vous pouvez m’encourager à le faire

– Me le déconseiller

– Me donner votre avis avec des « pour » et des « contre »

– Ne pas comprendre que je vous demande votre avis

– Me dire de le publier le mois prochain

– Me demander pourquoi j’hésite

– Me raconter la fois où vous avez rencontré le même problème

– En parler à tous vos amis qui pourraient avoir un complément d’avis

– Etc.

Alors qu’en réalité, je ne vous ai pas demandé votre avis. Et dans la mesure où je ne vous ai pas demandé conseil, la meilleure réponse était le silence.

Sans question, toute requête est ambigüe.

J’avais identifié cela quand j’enseignais à l’université, mais je ne l’ai réellement compris et intégré que quand j’ai commencé à faire du conseil.

Il est impossible de conseiller correctement lorsqu’une personne nous soumet un problème. Tant que la question n’est pas formulée, il y a de fortes chances de répondre à côté.

Ce qui se passe pour beaucoup de directeurs de thèse, c’est qu’ils doivent faire un effort considérable pour identifier vos besoins. Résultat : de nombreux mails restent sans réponse, ou les réponses ne sont pas satisfaisantes.

Au bout d’un moment, les emails qui requièrent un effort considérable de la part de la personne qui les reçoit peuvent devenir chronophages pour elle, aussi sincère et impliquée soit-elle.

Ici, si je souhaitais avoir votre avis, il me suffisait de dire : « que pensez-vous du fait que je publie cet article aujourd’hui ? »

C’est tout bête, mais cela change tout.

Exemple réel :

Un doctorant contacte sa directrice pour lui soumettre un problème : il se sent dépassé par sa charge de travail car il travaille à temps plein en parallèle de sa thèse. Dans son mail, il rédige huit lignes exposant le problème à sa directrice, et lui dit à la fin : « je ne sais pas par où commencer ni si je devrais exercer en télétravail à côté de mon doctorat. »

Pour lui, la demande était claire : il sollicitait des conseils de la part de sa directrice pour gérer simultanément le doctorat et son emploi. Mais toute personne ayant du recul sur cette requête peut se demander quoi répondre, en l’absence d’une question. C’est délicat, en réalité.

Souhaite-t-il que sa directrice lui dise par où commencer ? Elle ignore où il en est exactement, les lignes précédentes étant exclusivement consacrées au problème rencontré et non à son avancement en recherche.

Souhaite-t-il que sa directrice prenne une décision pour lui concernant son emploi ? Ce n’est pas le rôle d’une directrice de thèse, et la question n’est d’ailleurs pas posée.

Ce type de tournure est donc à éviter :

– « Je me demande si… »

– « J’envisage de… mais je ne suis pas sûr(e) »

– « J’hésite entre deux possibilités, qui sont… »

À la place, veillez à poser une question.

Le simple fait de la rédiger vous permettra de clarifier votre demande et d’estimer si elle est bien dans les cordes de la personne qui dirige votre thèse.

Ici, même dans le cas où il s’agissait d’être conseillé sur la façon de gérer l’emploi salarié à côté de la thèse, cela ne fait pas partie des prérogatives d’un directeur de thèse.

Votre demande doit concerner la thèse, ce que vous faites en dehors n’étant pas de la responsabilité de la personne qui la dirige – je comprends que vous puissiez estimer le contraire, et certains chercheurs s’impliquent au-delà de la thèse, mais sachez que rien ne les y oblige.

Si vos demandes dépassent le cadre de la direction stricte de la thèse, tentez plutôt un échange informel de visu, à la rigueur, plutôt qu’un échange écrit.

2. « Les directeurs de thèse que j’ai contactés pour m’encadrer ne me répondent pas. »

Ici, c’est un peu différent mais tous les conseils donnés au-dessus peuvent être appliqués. Il arrive en effet très souvent que votre question vous paraisse tellement évidente que vous en oubliiez de la poser.

Or, le fait d’écrire à un chercheur pour lui parler de votre projet de thèse peut paraître complètement incongru si vous ne vous adressez pas à la bonne personne et qu’en plus, vous ne lui posez pas la question : « accepteriez-vous de diriger cette thèse ? »

Par exemple, il arrive que des étudiants de master écrivent à des chercheurs pour leur parler de leur projet de thèse. Il est évident pour eux qu’ils le font dans l’objectif que l’un de ces chercheurs dirige leur thèse. Mais les étudiants ignorent souvent que seuls les chercheurs HDR sont en mesure de diriger des thèses.

De fait, des maîtres de conférence et même de « simples » docteurs reçoivent des mails d’étudiants souhaitant faire une thèse, et sans question. C’est totalement incongru. C’est comme si vous receviez un mail d’un élève qui vous dit qu’il veut faire un stage de troisième, alors que vous êtes étudiant, et qu’en plus cet élève ne vous demande pas : pourriez-vous m’accueillir en stage ? Il vous dit juste qu’il veut faire un stage. Ce mail n’aurait aucun sens pour vous. En général, ces mails restent donc sans réponse.

Mais ici, d’autres paramètres peuvent poser problème.

D’abord, le début de votre mail. Lorsque vous contactez un chercheur dans l’idée qu’il dirige votre thèse, commencez votre mail par la formule : « Chère Madame » ou « Cher Monsieur ».

Évitez d’écrire : « Bonjour ». Cela vous semble être un détail, mais c’est une règle des plus basiques dans les milieux académiques français et la connaître fera toujours bon effet. Ne pas la connaître n’est pas grave, bien entendu, et vous aurez une réponse si le reste du mail ne contient pas d’autre « manque ».

Je sais qu’à l’étranger, notamment dans les pays anglo-saxons, les étudiants tutoient leurs professeurs à l’université. En France, ne faites jamais cela lors d’un premier contact, et ne le faites par la suite que si vous y êtes explicitement invité(e) par le chercheur – ce sera extrêmement rare, surtout en SHS. En général, le vouvoiement strict est de rigueur.

Dans d’autres pays, comme dans les pays africains, les étudiants emploient des tournures du type : « Très Honorable Professeur ». Là, c’est l’effet inverse. Ce sont des tournures lourdes qui paraissent complètement décalées en France. Limitez-vous à « Cher Monsieur », « Chère Madame ».

Ensuite, votre mail doit être succinct. Ne donnez pas tous les détails de votre projet de thèse et n’attachez pas de nombreuses pièces jointes. Beaucoup de candidats développent longuement autour de leur projet et envoient d’emblée leurs CV, projet de thèse complet, relevés de notes, lettres de recommandations, copies de diplômes, etc.

C’est trop tôt. Attendez d’avoir une première réponse et limitez vos envois de pièces jointes à un avant-projet de thèse ou un résumé, et un CV.

Dans le corps du mail, soyez concis. Ne développez pas trop longuement sur votre projet, allez à l’essentiel et faites l’effort de montrer de l’intérêt pour les travaux de la personne à qui vous écrivez. Pourquoi écrivez-vous spécifiquement à ce chercheur-là ? Axez votre propos sur la complémentarité entre ses travaux et ceux que vous voulez mener en doctorat.

Cela induit que vous devez cibler les chercheurs contactés. Ils doivent savoir de quoi il retourne et connaître le sujet sur lequel vous voulez travailler. Bien trop d’emails sont envoyés à des chercheurs sans qu’aucun ciblage n’ait été effectué au préalable. Cibler un sociologue pour diriger une thèse de sociologie ne suffit pas, il faut que les travaux de ce chercheur portent sur une thématique proche de la vôtre.

Enfin, montrer de l’intérêt aux chercheurs que vous contactez induit également que vous n’enverrez jamais le même email à plusieurs chercheurs. Cela serait très mal vu et si le chercheur s’en rend compte, ce qui est assez facile, vous n’aurez pas de réponse – ou vous aurez un refus.

D’ailleurs, ces conseils sont valables que vous n’ayez aucune réponse ou que vous n’ayez que des réponses négatives. Les chercheurs qui n’ont pas envie de diriger votre thèse ne vous le diront pas explicitement. A la place, ils vous diront par exemple qu’ils ont trop de doctorants et n’en prennent plus pour l’instant. Cela arrive vraiment bien entendu, mais si de nombreux chercheurs vous ont répondu cela et qu’aucun n’a montré de l’intérêt pour votre projet, il est possible qu’il y ait un problème dans votre manière de les aborder.

Si vous vous reconnaissez dans les différentes situations que j’ai évoquées dans cet article, essayez d’appliquer ces conseils et il est très probable que la situation se débloque et/ou s’améliore rapidement.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaire.

Si vous souhaitez être accompagné(e) sur une inscription en doctorat ou sur une difficulté rencontrée en doctorat, vous pouvez solliciter un rendez-vous à tout moment en cliquant ici :